Instrucciones digitales en la UE: qué cambia en 2027 y para quién

Buenas noticias, en resumen

La UE está haciendo normales las instrucciones digitales, y eso son muy buenas noticias para cualquiera que fabrica cosas que la gente monta, instala o configura. Aquí tienes la versión corta, y luego los detalles.

• A partir del 20 de enero de 2027, la maquinaria vendida en la UE podrá venir con instrucciones digitales. Un QR code en el producto puede llevar directamente a la ayuda. Cómo funcionan mejor los códigos: QR codes on manuals.
• Ese código está en el producto, justo cuando alguien se queda atascado. Pon un vídeo corto detrás y la gente ve cada paso en vez de descifrar dibujos. Por qué funciona mejor el vídeo: Video vs paper.
• Unos pasos más claros significan menos llamadas de soporte y menos devoluciones. Más sobre eso en Reduce returns.
• ¿Vendes muebles u otros productos sin motor? Nada nuevo que temer: ya se exigían instrucciones claras en el idioma de tu cliente, y un vídeo las deja todavía más claras.
• Tres victorias rápidas hoy: revisa tu manual con Manual health check, crea un código con Assembly QR code, y mira tu propio manual convertido en vídeo gratis en start.

Los detalles

A partir del 20 de enero de 2027, el Reglamento de Máquinas de la UE permite a los fabricantes suministrar las instrucciones de uso en formato digital en lugar de solo en papel. Abarca la maquinaria, es decir, productos con motor o sistema de transmisión. Para otros productos de consumo, el Reglamento General de Seguridad de los Productos exige desde el 13 de diciembre de 2024 instrucciones e información de seguridad claras, pero no añade una nueva opción solo digital.

Qué cambia el 20 de enero de 2027

El Reglamento (UE) 2023/1230 sustituye a la Directiva de Máquinas a partir del 20 de enero de 2027, sin período de transición. Con la directiva anterior, las instrucciones viajaban con la máquina, en la práctica, en papel. El artículo 10(7) del nuevo reglamento convierte el formato digital en una opción legal en todos los países de la UE, con algunas condiciones.

• El producto, su embalaje o un documento que lo acompañe indican cómo acceder a las instrucciones digitales.
• La persona usuaria puede imprimirlas, descargarlas y guardarlas, así las tiene cuando la máquina se haya averiado.
• Están en línea durante la vida útil prevista del producto y al menos 10 años después de haberlo puesto en el mercado.
• Quien compre y lo pida en el momento de la compra recibe una copia en papel, gratis, en el plazo de un mes.
• Para los productos que puedan usar personas no profesionales, la información de seguridad necesaria para poner el producto en servicio y usarlo con seguridad sigue viniendo en papel.

Qué productos cuentan como maquinaria

La maquinaria es un equipo con un sistema de accionamiento que mueve piezas, como un motor. En el mundo del consumo eso significa cosas como cintas de correr y otros equipos de fitness con motor, bicicletas eléctricas, mesas regulables en altura eléctricamente, cortacéspedes y máquinas de jardín, y herramientas eléctricas.

Una estantería, una cuna, un cobertizo de jardín o un armario en paquete plano no es maquinaria. Esos productos están cubiertos por el Reglamento General de Seguridad de los Productos, en su lugar.

Qué piden las normas de seguridad de productos al resto

El Reglamento (UE) 2023/988 se aplica desde el 13 de diciembre de 2024. Dos partes afectan directamente a las instrucciones.

• Artículo 9(7): el fabricante se asegura de que el producto venga con instrucciones claras e información de seguridad en un idioma que los consumidores entiendan fácilmente, salvo que pueda usarse con seguridad sin ellas.
• Artículo 19: cuando un producto se vende online, la oferta muestra de forma clara y visible cualquier advertencia o información de seguridad que acompañe al producto, en un idioma que los consumidores entiendan fácilmente.

Ahora frente a 2027, en palabras sencillas

Para la maquinaria, sí en la práctica: hoy las instrucciones vienen con la máquina, y desde el 20 de enero de 2027 una versión digital puede ser la principal, con papel si se pide y la información de seguridad clave sigue en papel para los productos de consumo.

Para todo lo demás, en 2027 no se permite nada nuevo. Lo que cambió es que ahora las instrucciones y los anuncios online están regulados con más detalle. En cualquier caso, un QR code en el producto o en la caja se está convirtiendo en la forma normal de llegar a las instrucciones.

Usa el código QR para algo más que un PDF

La mayoría de los equipos cumplirán la norma de la forma mínima: un QR code que abre el mismo PDF de siempre. Funciona, pero desaprovecha el mejor sitio que tiene una marca: en el producto, justo cuando el cliente necesita ayuda.

Pon el PDF descargable y una película corta, con subtítulos y paso a paso, en la misma página. El documento cubre la obligación, y la película hace el trabajo. En un estudio de Stanford, las personas que montaron un soporte de TV con instrucciones claras paso a paso terminaron un 35% más rápido y cometieron un 50% menos de errores que con las instrucciones de fábrica.

Una lista para el cambio

• Enumera qué productos son maquinaria y cuáles solo entran bajo las normas de seguridad de productos.
• Decide dónde va la marca que indica cómo llegar a las instrucciones: producto, embalaje o documento que lo acompaña.
• Aloja las instrucciones en una página que controles, como PDF descargable, durante la vida útil del producto y al menos 10 años.
• Prepara la versión en papel para los compradores que la pidan en el momento de la compra, en el plazo de un mes y gratis.
• Mantén la información de seguridad esencial en papel para los productos que puedan usar personas no profesionales.
• Muestra las advertencias y la información de seguridad en tus fichas online, en el idioma del comprador.
• Añade un vídeo corto para los pasos que la gente suele hacer mal, detrás del mismo QR. Empieza con Assembly QR code y Manual health check.

Dónde encaja Manual to Video

Sube el manual que ya tienes en start y obtén una vista previa gratis con marca de agua como un vídeo animado, con subtítulos y paso a paso, en tu marca. El vídeo va junto a tus instrucciones digitales, así que un solo QR da a los clientes ambas cosas.

Esta guía resume la normativa tal como se publica en el Diario Oficial de la UE. No es asesoramiento legal, así que comprueba cómo se aplica a tus productos con tu organismo notificado o asesor legal.