Cyfrowe instrukcje w UE: co zmieni się w 2027 roku i dla kogo

Dobre wiadomości w skrócie

UE sprawia, że cyfrowe instrukcje stają się normą, i to świetna wiadomość dla każdego, kto tworzy rzeczy do samodzielnego montażu, instalacji lub ustawienia. Oto krótka wersja, a potem szczegóły.

• Od 20 stycznia 2027 maszyny sprzedawane w UE mogą być dostarczane z instrukcją cyfrową. Kod QR na produkcie może od razu prowadzić do pomocy. Jak kody działają najlepiej: kody QR w instrukcjach.
• Ten kod znajduje się na produkcie, dokładnie wtedy, gdy ktoś utknął. Wystarczy dodać za nim krótki film, a ludzie widzą każdy krok zamiast rozszyfrowywać rysunki. Dlaczego film wygrywa: Video vs paper.
• Jaśniejsze kroki oznaczają mniej zgłoszeń do pomocy i mniej zwrotów. Więcej o tym w Reduce returns.
• Sprzedajesz meble albo inne produkty bez silnika? Nic nowego do obaw: jasne instrukcje w języku klienta już wcześniej były wymagane, a film tylko je upraszcza.
• Trzy szybkie korzyści na dziś: sprawdź instrukcję z Manual health check, utwórz kod z Assembly QR code i zobacz swoją instrukcję jako film bezpłatnie na start.

Szczegóły

Od 20 stycznia 2027 rozporządzenie UE w sprawie maszyn pozwala producentom dostarczać instrukcję użytkowania w formie cyfrowej, a nie tylko na papierze. Dotyczy maszyn, czyli produktów z silnikiem lub napędem. W przypadku innych produktów konsumenckich rozporządzenie w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów od 13 grudnia 2024 wymaga jasnych instrukcji i informacji o bezpieczeństwie, ale nie daje nowej opcji wyłącznie cyfrowej.

Co zmieni się 20 stycznia 2027

Rozporządzenie (UE) 2023/1230 zastępuje dyrektywę maszynową od 20 stycznia 2027, bez okresu przejściowego. Na mocy starej dyrektywy instrukcja towarzyszy maszynie, w praktyce na papierze. Artykuł 10(7) nowego rozporządzenia daje format cyfrowy jako legalny wybór w każdym kraju UE, pod kilkoma warunkami.

• Na produkcie, jego opakowaniu albo w dołączonym dokumencie pokazano, jak dotrzeć do cyfrowej instrukcji.
• Użytkownik może je wydrukować, pobrać i zapisać, więc są dostępne także wtedy, gdy maszyna się zepsuje.
• Pozostają online przez przewidywany okres użytkowania produktu i co najmniej 10 years po wprowadzeniu go na rynek.
• Kupujący, który poprosi o to w momencie zakupu, dostaje papierową kopię bezpłatnie w ciągu jednego miesiąca.
• W przypadku produktów, których mogą używać użytkownicy nieprofesjonalni, potrzebne informacje o bezpieczeństwie do uruchomienia produktu i bezpiecznego korzystania z niego nadal są na papierze.

Które produkty zaliczają się do maszyn

Maszyny to urządzenia z układem napędowym, który porusza części, na przykład silnikiem. W świecie konsumenckim są to takie rzeczy jak bieżnie i inne zasilane urządzenia fitness, rowery elektryczne, elektryczne biurka z regulacją wysokości, kosiarki i maszyny ogrodowe oraz elektronarzędzia.

Regał na książki, łóżeczko dziecięce, domek ogrodowy albo szafa w paczkach to nie maszyny. Takie produkty podlegają zamiast tego ogólnemu rozporządzeniu w sprawie bezpieczeństwa produktów.

Czego przepisy o bezpieczeństwie produktów wymagają od wszystkich pozostałych

Rozporządzenie (UE) 2023/988 obowiązuje od 13 grudnia 2024. Dwie części odnoszą się bezpośrednio do instrukcji.

• Artykuł 9(7): producent dba o to, aby produkt miał jasne instrukcje i informacje o bezpieczeństwie w języku, który konsumenci łatwo rozumieją, chyba że można go bezpiecznie używać bez nich.
• Artykuł 19: gdy produkt jest sprzedawany online, oferta wyraźnie i widocznie pokazuje każde ostrzeżenie lub informację o bezpieczeństwie dołączoną do produktu, w języku, który konsumenci łatwo rozumieją.

Teraz a 2027, prostymi słowami

W przypadku maszyn, tak w praktyce: dziś instrukcja jest dostarczana razem z maszyną, a od 20 stycznia 2027 wersja cyfrowa może być główna, z papierową na życzenie, a kluczowe informacje o bezpieczeństwie dla produktów konsumenckich nadal na papierze.

W przypadku wszystkiego innego nic nie staje się dozwolone w 2027. Zmieniło się to, że instrukcje i oferty online są teraz ściślej regulowane. Tak czy inaczej, QR code na produkcie albo pudełku staje się normalnym sposobem dotarcia do instrukcji.

Użyj QR code do czegoś więcej niż PDF

Większość zespołów spełni wymóg w minimalny sposób: QR code, który otwiera ten sam PDF co wcześniej. To działa, ale marnuje najlepsze miejsce, jakie ma marka: na produkcie, w chwili, gdy klient potrzebuje pomocy.

Umieść do pobrania PDF i krótki, opatrzony napisami film instruktażowy krok po kroku na tej samej stronie. Dokument spełnia obowiązek, a film załatwia sprawę. W badaniu Stanforda osoby składające podstawę pod telewizor z jasnymi instrukcjami krok po kroku kończyły pracę o 35% szybciej i popełniały o 50% mniej błędów niż z instrukcją fabryczną.

Lista kontrolna na czas zmiany

• Wymień, które produkty są maszynami, a które podlegają wyłącznie zasadom bezpieczeństwa produktów.
• Zdecyduj, gdzie ma się znaleźć znak informujący, jak dojść do instrukcji, na produkcie, opakowaniu czy w dokumencie dołączonym.
• Udostępniaj instrukcję na stronie, którą kontrolujesz, jako plik PDF do pobrania, przez cały okres używania produktu i przez co najmniej 10 lat.
• Zapewnij papierową wersję dla kupujących, którzy poproszą o nią przy zakupie, w ciągu miesiąca i bezpłatnie.
• Zachowaj podstawowe informacje o bezpieczeństwie na papierze dla produktów, z których mogą korzystać osoby bez przygotowania zawodowego.
• Pokaż ostrzeżenia i informacje o bezpieczeństwie w swoich ofertach online, w języku kupującego.
• Dodaj krótki film do kroków, które ludzie najczęściej robią źle, pod tym samym kodem QR. Zacznij od Assembly QR code i Manual health check.

Gdzie Manual to Video pasuje najlepiej

Wgraj instrukcję, którą już masz, na start i otrzymaj bezpłatny podgląd z wodnym znakiem w formie animowanego, opatrzonego napisami filmu instruktażowego krok po kroku, w Twojej marce. Film trafia obok Twojej cyfrowej instrukcji, więc jeden kod QR daje klientom oba.

Ten przewodnik podsumowuje przepisy opublikowane w Dzienniku Urzędowym UE. Nie stanowi porady prawnej, więc sprawdź, jak mają zastosowanie do Twoich produktów, z jednostką notyfikowaną lub doradcą prawnym.