Digitale Anleitungen in der EU: Was sich 2027 ändert und für wen

Gute Nachrichten, kurz gesagt

Die EU macht digitale Anleitungen zur Norm, und das sind gute Nachrichten für alle, die Dinge herstellen, die Menschen zusammenbauen, installieren oder einrichten. Hier ist die Kurzfassung, dann kommen die Details.

• Ab dem 20. Januar 2027 können Maschinen, die in der EU verkauft werden, mit digitalen Anleitungen geliefert werden. Ein QR-Code auf dem Produkt kann direkt zur Hilfe führen. So funktionieren QR-Codes am besten: QR-Codes auf Anleitungen.
• Der Code sitzt auf dem Produkt, genau in dem Moment, in dem jemand nicht weiterkommt. Legen Sie einen kurzen Film dahinter, und die Menschen sehen jeden Schritt statt Zeichnungen zu entschlüsseln. Warum Film besser ist: Video vs paper.
• Klarere Schritte bedeuten weniger Support-Anrufe und weniger Retouren. Mehr dazu in Reduce returns.
• Verkaufen Sie Möbel oder andere Produkte ohne Motor? Keine Sorge: Klare Anleitungen in der Sprache Ihrer Kundschaft waren schon bisher vorgeschrieben, und ein Film macht sie noch verständlicher.
• Drei schnelle Erfolge für heute: Prüfen Sie Ihre Anleitung mit Manual health check, erstellen Sie einen Code mit Assembly QR code, und sehen Sie Ihre eigene Anleitung kostenlos als Film unter start.

Die Details

Ab dem 20. Januar 2027 erlaubt die EU-Maschinenverordnung Herstellern, Gebrauchsanweisungen in digitaler Form statt nur auf Papier bereitzustellen. Sie gilt für Maschinen, also Produkte mit Motor oder Antrieb. Für andere Verbraucherprodukte verlangt die Produktsicherheitsverordnung (GPSR) seit dem 13. Dezember 2024 klare Anleitungen und Sicherheitsinformationen, aber sie führt keine neue Option nur in digitaler Form ein.

Was sich am 20. Januar 2027 ändert

Die Verordnung (EU) 2023/1230 ersetzt die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 ab dem 20. Januar 2027, ohne Übergangsfrist. Nach der alten Richtlinie muss die Anleitung mit der Maschine mitgeliefert werden, in der Praxis auf Papier. Artikel 10 Absatz 7 der neuen Verordnung macht ein digitales Format in jedem EU-Land unter einigen Bedingungen zu einer rechtlichen Option.

• Das Produkt, die Verpackung oder ein Begleitdokument zeigt, wie man die digitalen Anleitungen erreicht.
• Die Nutzerin oder der Nutzer kann sie drucken, herunterladen und speichern, damit sie verfügbar sind, wenn die Maschine ausgefallen ist.
• Sie bleiben online für die erwartete Lebensdauer des Produkts und mindestens 10 Jahre, nachdem es auf den Markt gebracht wurde.
• Kauft jemand zum Zeitpunkt des Kaufs und fragt danach, erhält die Person innerhalb eines Monats kostenlos eine Papierversion.
• Bei Produkten, die auch nicht professionelle Nutzer verwenden dürfen, kommen die Sicherheitsinformationen, die zur Inbetriebnahme und sicheren Nutzung nötig sind, weiterhin auf Papier.

Welche Produkte als Maschinen gelten

Maschinen sind Geräte mit einem Antriebssystem, das Teile bewegt, zum Beispiel ein Motor. Im Verbraucherbereich sind das etwa Laufbänder und andere Fitnessgeräte mit Antrieb, E-Bikes, elektrisch höhenverstellbare Schreibtische, Rasenmäher und Gartengeräte sowie Elektrowerkzeuge.

Ein Bücherregal, ein Babybett, ein Gartenhaus oder ein Kleiderschrank zum Selbstaufbau ist keine Maschine. Diese Produkte fallen stattdessen unter die Produktsicherheitsverordnung (GPSR).

Was die Produktsicherheitsregeln von allen anderen verlangen

Die Verordnung (EU) 2023/988 gilt seit dem 13. Dezember 2024. Zwei Teile betreffen Anleitungen direkt.

• Artikel 9(7): Der Hersteller stellt sicher, dass dem Produkt klare Anleitungen und Sicherheitsinformationen in einer Sprache beiliegen, die Verbraucherinnen und Verbraucher leicht verstehen, es sei denn, das Produkt kann auch ohne sie sicher verwendet werden.
• Artikel 19: Wenn ein Produkt online verkauft wird, zeigt das Angebot alle Warnhinweise oder Sicherheitsinformationen, die dem Produkt beiliegen, deutlich und gut sichtbar in einer Sprache, die Verbraucherinnen und Verbraucher leicht verstehen.

Jetzt im Vergleich zu 2027, einfach erklärt

Für Maschinen, ja, in der Praxis: Heute kommt die Anleitung mit der Maschine, und ab dem 20. Januar 2027 kann eine digitale Version die Hauptversion sein, mit Papier auf Anfrage und den wichtigsten Sicherheitsinformationen weiterhin auf Papier für Verbraucherprodukte.

Für alles andere wird 2027 nichts neu erlaubt. Geändert hat sich, dass Anleitungen und Online-Angebote nun strenger reguliert werden. So oder so wird ein QR code auf dem Produkt oder der Verpackung zum normalen Weg, um Anleitungen zu erreichen.

Nutzen Sie den QR code für mehr als nur ein PDF

Die meisten Teams erfüllen die Vorgabe auf das Mindestmaß: mit einem QR code, der dasselbe PDF öffnet wie bisher. Das funktioniert, verschwendet aber den besten Platz, den eine Marke bekommt: auf dem Produkt, in dem Moment, in dem die Kundin oder der Kunde Hilfe braucht.

Stellen Sie das herunterladbare PDF und einen kurzen, mit Untertiteln versehenen Schritt-für-Schritt-Film auf dieselbe Seite. Das Dokument erfüllt die Pflicht, und der Film erledigt die Arbeit. In einer Stanford-Studie waren Menschen, die einen TV-Ständer mit klaren Schritt-für-Schritt-Anleitungen bauten, 35% schneller fertig und machten 50% weniger Fehler als mit den Werksanleitungen.

Eine Checkliste für die Umstellung

• Listen Sie auf, welche Produkte Maschinen sind und welche nur unter die Produktsicherheitsregeln fallen.
• Entscheiden Sie, wo das Zeichen für den Zugang zu den Anleitungen steht: auf dem Produkt, der Verpackung oder dem Begleitdokument.
• Hosten Sie die Anleitungen auf einer von Ihnen kontrollierten Seite, als herunterladbare PDF, für die gesamte Produktlebensdauer und mindestens 10 Jahre.
• Richten Sie den Papierweg für Käufer ein, die ihn beim Kauf anfordern, innerhalb eines Monats und kostenlos.
• Halten Sie wesentliche Sicherheitsinformationen auf Papier für Produkte bereit, die auch Laien verwenden können.
• Zeigen Sie Warnhinweise und Sicherheitsinformationen in Ihren Online Angeboten, in der Sprache des Käufers.
• Fügen Sie einen kurzen Film für die Schritte hinzu, bei denen Menschen oft Fehler machen, hinter demselben QR-Code. Starten Sie mit Assembly QR code und Manual health check.

Wo Manual to Video passt

Laden Sie die Anleitung, die Sie bereits haben, unter start hoch und erhalten Sie eine kostenlose Vorschau mit Wasserzeichen davon als animierten, untertitelten Schritt-für-Schritt-Film in Ihrem Branding. Der Film steht neben Ihren digitalen Anleitungen, sodass ein QR-Code Ihren Kundinnen und Kunden beides liefert.

Dieser Ratgeber fasst die Verordnungen so zusammen, wie sie im Amtsblatt der EU veröffentlicht wurden. Er ist keine Rechtsberatung. Prüfen Sie daher mit Ihrer notifizierten Stelle oder Ihrem Rechtsberater, wie sie für Ihre Produkte gelten.