Digitale instructies in de EU: wat er in 2027 verandert, en voor wie

Goed nieuws, kort samengevat

De EU maakt digitale instructies straks normaal, en dat is goed nieuws voor iedereen die iets maakt dat mensen in elkaar zetten, installeren of opbouwen. Hier is eerst de korte versie, daarna de details.

• Vanaf 20 januari 2027 mogen machines die in de EU worden verkocht digitale instructies hebben. Een QR-code op het product kan direct naar hulp leiden. Zo werken codes het best: QR-codes op handleidingen.
• Die code zit op het product, precies op het moment dat iemand vastloopt. Zet er een korte film achter en mensen zien elke stap in plaats van tekeningen te ontcijferen. Waarom film werkt: Video vs papier.
• Duidelijkere stappen betekenen minder supportvragen en minder retouren. Meer daarover in Minder retouren.
• Verkoop je meubels of andere producten zonder motor? Dan is er niets nieuws om bang voor te zijn: duidelijke instructies in de taal van je klant waren al verplicht, en een film maakt ze nog duidelijker.
• Drie snelle wins vandaag: check je handleiding met Controle van je handleiding, maak een code met Montage QR-code, en zie je eigen handleiding gratis als film op start.

De details

Vanaf 20 januari 2027 staat de EU-machineryverordening fabrikanten toe om gebruiksinstructies digitaal te leveren in plaats van alleen op papier. Dit geldt voor machines, dus producten met een motor of aandrijving. Voor andere consumentenproducten vraagt de General Product Safety Regulation sinds 13 december 2024 al om duidelijke instructies en veiligheidsinformatie, maar daar komt geen nieuwe digitale-only optie bij.

Wat er verandert op 20 januari 2027

Verordening (EU) 2023/1230 vervangt de Machinerichtlijn vanaf 20 januari 2027, zonder overgangsperiode. Onder de oude richtlijn gaan de instructies met de machine mee, in de praktijk op papier. Artikel 10(7) van de nieuwe verordening maakt een digitaal formaat in elk EU-land een wettelijke keuze, onder een paar voorwaarden.

• Het product, de verpakking of een begeleidend document laat zien hoe je bij de digitale instructies komt.
• De gebruiker kan ze printen, downloaden en opslaan, zodat ze er nog zijn als de machine stuk is gegaan.
• Ze blijven online zolang de verwachte levensduur van het product duurt en minstens 10 jaar nadat het op de markt is gebracht.
• Een koper die er bij aankoop om vraagt, krijgt binnen één maand kosteloos een papieren exemplaar, gratis.
• Voor producten die ook niet-professionele gebruikers mogen gebruiken, komt de veiligheidsinformatie die nodig is om het product in gebruik te nemen en veilig te gebruiken nog steeds op papier.

Welke producten tellen als machines

Machines zijn apparaten met een aandrijfsysteem dat onderdelen verplaatst, zoals een motor. In de consumentenwereld gaat het dan om bijvoorbeeld loopbanden en andere fitnessapparatuur met aandrijving, elektrische fietsen, elektrisch in hoogte verstelbare bureaus, grasmaaiers en tuinmachines, en elektrisch gereedschap.

Een boekenkast, een wieg, een tuinhuis of een flatpack-kledingkast is geen machine. Zulke producten vallen in plaats daarvan onder de General Product Safety Regulation.

Wat de productveiligheidsregels van alle anderen vragen

Verordening (EU) 2023/988 geldt sinds 13 december 2024. Twee onderdelen raken instructies direct.

• Artikel 9(7): de fabrikant zorgt ervoor dat het product duidelijke instructies en veiligheidsinformatie bevat in een taal die consumenten makkelijk begrijpen, tenzij het veilig zonder kan worden gebruikt.
• Artikel 19: als een product online wordt verkocht, laat het aanbod duidelijk en zichtbaar alle waarschuwingen of veiligheidsinformatie zien die bij het product horen, in een taal die consumenten makkelijk begrijpen.

Nu versus 2027, in gewone woorden

Voor machines, in de praktijk wel: vandaag komen de instructies met de machine mee, en vanaf 20 januari 2027 kan een digitale versie de hoofdversie zijn, met papier op verzoek en de belangrijkste veiligheidsinformatie voor consumentenproducten nog steeds op papier.

Voor al het andere wordt in 2027 niets ineens toegestaan. Wat wel veranderde, is dat instructies en online vermeldingen nu strenger worden gereguleerd. Hoe dan ook wordt een QR-code op het product of de doos de normale manier om bij instructies te komen.

Gebruik de QR-code voor meer dan een PDF

De meeste teams voldoen op de minimale manier aan de regel: een QR-code die dezelfde PDF opent als voorheen. Het werkt, maar het verspilt de beste plek die een merk krijgt, op het product, op het moment dat de klant hulp nodig heeft.

Zet de downloadbare PDF en een korte, ondertitelde stap-voor-stapfilm op dezelfde pagina. Het document dekt de verplichting af, en de film doet het werk. In een Stanford-onderzoek waren mensen die een tv-standaard in elkaar zetten met duidelijke stap-voor-stapinstructies 35% sneller klaar en maakten ze 50% minder fouten dan met de fabrieksinstructies.

Een checklist voor de overstap

• Zet op een rij welke producten machines zijn en welke alleen onder de productveiligheidsregels vallen.
• Bepaal waar het teken komt dat laat zien hoe je de instructies vindt: op het product, de verpakking of in een begeleidend document.
• Host de instructies op een pagina die je zelf beheert, als downloadbare PDF, gedurende de levensduur van het product en minstens 10 jaar.
• Zet de papieren versie klaar voor kopers die er bij aankoop om vragen, binnen één maand en kosteloos.
• Bewaar essentiële veiligheidsinformatie op papier voor producten die niet-professionals mogen gebruiken.
• Toon waarschuwingen en veiligheidsinformatie in je online vermeldingen, in de taal van de koper.
• Voeg een korte film toe voor de stappen die mensen vaak fout doen, achter dezelfde QR-code. Begin met Assembly QR code en Manual health check.

Waar Manual to Video past

Upload de montagehandleiding die je al hebt bij start en krijg er een gratis voorbeeld met watermerk van als een geanimeerde montagevideo met ondertitels, stap voor stap, in jouw merkstijl. De film komt naast je digitale instructies, zodat één QR-code klanten beide geeft.

Deze gids vat de regels samen zoals gepubliceerd in het Publicatieblad van de EU. Het is geen juridisch advies, dus controleer met je aangemelde instantie of juridisch adviseur hoe ze op jouw producten van toepassing zijn.