Jak napisać instrukcje bezpieczeństwa produktu, których ludzie naprawdę przestrzegają

Pisząc instrukcje bezpieczeństwa produktu, nazwij zagrożenie, skutek i dokładną czynność. Każde ostrzeżenie umieść tuż przed ryzykownym krokiem i trzymaj się krótkich, konkretnych sformułowań. W przypadku grzejnika montowanego na ścianie oznacza to jasne ostrzeżenia dotyczące okablowania, montażu, użytkowania, czyszczenia i przechowywania.

Krótka lista kontrolna, z której możesz skorzystać już dziś

Zacznij od jednego realnego produktu, na przykład grzejnika montowanego na ścianie. Dobra linia bezpieczeństwa mówi, co może pójść nie tak, kiedy może do tego dojść i co zrobić zamiast tego. Jeśli Twój szkic nie uwzględnia wszystkich trzech elementów, to nadal jest notatka, a nie instrukcja bezpieczeństwa.

Podziel ostrzeżenia według ryzyka. Jedno dla porażenia prądem. Jedno dla gorących powierzchni. Jedno dla montażu. Jedno dla czyszczenia. Gdy je mieszasz, użytkownicy pomijają tę część, której potrzebowali.

Umieść ostrzeżenie przy kroku, który tworzy ryzyko. Jeśli zagrożenie pojawia się podczas okablowania, ostrzeżenie należy umieścić w kroku dotyczącym okablowania, a nie na początku instrukcji.

Używaj prostych słów opisujących działanie. Trzymaj ręce z dala. Najpierw odłącz zasilanie. Poczekaj, aż ostygnie. Użyj dołączonych śrub. Użytkownicy nie powinni musieć rozszyfrowywać poetyckiej instrukcji bezpieczeństwa.

Dodaj brakujący szczegół, którego użytkownik potrzebuje właśnie teraz. Napisz 3 feet od zasłon, 10 minutes na ostygnięcie albo tylko na solidnej ścianie. Pomiń wszystko, co nie zmienia ryzyka.

Sprawdź razem etykietę, pudełko i instrukcję. Jeśli etykieta grzejnika podaje jedną wartość bezpiecznika, a instrukcja inną, popraw oba materiały przed publikacją.

Przeczytaj ostrzeżenie na głos. Jeśli w środku potrzebujesz oddechu, jest prawdopodobnie za długie. Większość użytkowników też nie zwolni, żeby je przeczytać.

Jeśli produkt ma drugą grupę odbiorców, pisz także dla niej. Ostrzeżenia montażowe dla bagażnika rowerowego nie są tym samym co ostrzeżenia dotyczące codziennego użytkowania dla rowerzysty.

Napisz ostrzeżenie w tej kolejności

Użyj tej kolejności: zagrożenie. skutek. działanie. To sprawia, że tekst jest krótki i trudny do źle zrozumienia.

Szablon, który możesz skopiować: Zagrożenie. Co może się stać. Co użytkownik musi zrobić. Uzupełnij luki dokładnym zadaniem, które ma przed sobą użytkownik.

Przykład dla grzejnika montowanego na ścianie: Gorąca powierzchnia. Obudowa nagrzewa się podczas pracy i może poparzyć skórę. Trzymaj ręce z dala, aż ostygnie.

Przykład dla montażu: Zagrożenie porażeniem prądem. Wyłącz zasilanie na wyłączniku nadprądowym przed okablowaniem. Podłączenie powinien wykonać wykwalifikowany instalator.

Przykład dla bagażnika rowerowego: Punkt przytrzaśnięcia. Ramiona mogą przytrzasnąć palce podczas składania. Trzymaj ręce z dala, dopóki bagażnik nie zostanie zablokowany w pozycji otwartej.

Jeśli ryzyko zależy od warunku, nazwij ten warunek. Napisz podczas montażu, podczas czyszczenia albo przy pierwszym użyciu. To pokazuje użytkownikowi, kiedy ostrzeżenie ma znaczenie.

Trzymaj zdanie przy dokładnym kroku. Ostrzeżenie umieszczone po kroku jest za późno, nawet jeśli słowa są idealne.

Najczęstsze błędy zespołów i jak je poprawić

• Błąd: niejasne słowa. Zachować ostrożność nie mówi nikomu, co ma zrobić. Poprawka: nazwij działanie. Nie zasłaniaj otworów wentylacyjnych grzejnika.
• Błąd: jeden ogromny blok ostrzeżeń. Użytkownicy go skanują albo pomijają. Poprawka: podziel ostrzeżenia według zadania, a potem umieść każde przy odpowiednim zadaniu.
• Błąd: brak skutku. Nie dotykaj kratki jest słabsze niż Kratka może poparzyć skórę. Poprawka: powiedz, co może się stać.
• Błąd: mieszana grupa odbiorców. Instalatorzy i użytkownicy końcowi potrzebują innego brzmienia zasad bezpieczeństwa. Poprawka: oddziel zagrożenia montażowe od zagrożeń codziennego użytkowania.
• Błąd: łagodne słowa dla poważnych ryzyk. Zachowaj ostrożność brzmi uprzejmie, ale nie jest krokiem bezpieczeństwa. Poprawka: używaj bezpośrednich czasowników i rzeczowników.
• Błąd: ostrzeżenia, które przeczą etykiecie. Jeśli pudełko podaje jedną wartość bezpiecznika, a instrukcja inną, ludzie szybko tracą zaufanie. Poprawka: sprawdzaj razem etykietę i instrukcję.
• Błąd: ukryte dopiski na koniec. Uwagi bezpieczeństwa na końcu instrukcji łatwo przeoczyć. Poprawka: umieść pierwsze krytyczne ostrzeżenie na początku odpowiedniej procedury.
• Błąd: za dużo w jednym zdaniu. Zamontuj tylko na solidnej ścianie jest jaśniejsze niż Zamontuj tylko na stabilnej, pewnej, nośnej, odpowiedniej powierzchni ściany. Poprawka: zostaw tylko ten szczegół, który zmienia ryzyko.

Przykład przed i po

Przed: Ważne informacje dotyczące bezpieczeństwa. Przeczytaj wszystkie instrukcje przed użyciem. Nie używaj grzejnika niezgodnie z przeznaczeniem.

Po: Zagrożenie pożarowe. Trzymaj zasłony, pościel i papier co najmniej 3 feet od grzejnika. Nie zakrywaj otworów wentylacyjnych. Wyłącz urządzenie przed opuszczeniem pokoju.

Przed: Zamontuj ostrożnie i przestrzegaj lokalnych przepisów.

Po: Montuj tylko na solidnej ścianie. Użyj dołączonych kołków. Jeśli ściana nie jest odpowiednia, zatrzymaj się i wybierz inne miejsce.

Przed: Obchodź się ostrożnie podczas montażu.

Po: Punkt przytrzaśnięcia. Trzymaj palce z dala podczas składania ramion bagażnika rowerowego. Zablokuj ramiona w pozycji otwartej przed załadowaniem roweru.

Wersja po daje użytkownikowi coś, co może zrobić od razu. Zostawia też mniej miejsca na zgadywanie, gdy jest zmęczony albo się spieszy.

Sprawdzenie terenowe przed publikacją

Przetestuj szkic z kimś spoza zespołu redakcyjnego. Poproś tę osobę, aby wskazała zagrożenie, działanie i krok, do którego należy ostrzeżenie. Jeśli nie potrafi, tekst nadal nie jest wystarczająco jasny.

Użyj prawdziwej ścieżki produktu. Spróbuj ustawienia grzejnika, montażu bagażnika rowerowego albo kroku z przewodem przy biurku stojącym. Jeśli tester zobaczy ostrzeżenie zbyt późno, przenieś je wcześniej.

Sprawdź przypadek użytkownika, który korzysta z produktu po raz pierwszy. Osoba, która nigdy nie widziała produktu, nadal powinna wiedzieć, czego nie robić i co zrobić zamiast tego.

Sprawdź też przypadek zmęczonego użytkownika. Krótkie, konkretne ostrzeżenia przetrwają gorszy dzień lepiej niż zgrabne akapity.

Jeśli produkt ma QR code, upewnij się, że wersja cyfrowa mówi to samo co papierowa instrukcja montażu. Różne brzmienie rodzi błędy.

Jeśli chcesz szybko sprawdzić jakość, użyj tools manual check w wersji roboczej, a potem porównaj treść ostrzeżeń z resztą instrukcji montażu.

Papierowa instrukcja nadal ma znaczenie. Film instruktażowy może stać obok niej, gdy kroki trudno zrozumieć z tekstu, ale ostrzeżenie też powinno być na stronie jasne.

Jak sprawdzić, czy to zadziałało

Dobry test jest prosty. Czy użytkownik potrafi dokończyć zadanie bez pytania, co oznacza ostrzeżenie? Jeśli umie własnymi słowami wyjaśnić zagrożenie i kolejny krok, jesteś blisko.

Obserwuj powtarzające się pytania do supportu. Jeśli ludzie wciąż pytają, gdzie to zamontować, która strona ma być u góry albo kiedy to podłączyć, instrukcja nadal jest zbyt niejasna.

Szukaj mniejszej liczby błędów podczas pierwszego użycia. Powtarzające się pomyłki zwykle wskazują na ostrzeżenie, które jest zbyt ogólne, zbyt późne albo zbyt dobrze ukryte.

Zapytaj support, szkolenia i instalatorów, czego ludzie najczęściej nie rozumieją. Zwykle właśnie tam treść jest najsłabsza.

W przypadku produktów, które mają już instrukcję montażu i etykietę, utrzymaj ich spójność. Manual to Video zamienia istniejącą instrukcję w animowany, opatrzony napisami film instruktażowy krok po kroku, w kolorach marki i z logo firmy. To pomaga, gdy ta sama treść bezpieczeństwa musi działać w instrukcji, na pudełku i w artykule wsparcia.